Artikkelimme 2. osassa keskitymme toimitilasuunnittelussa määriteltyjen tuotteiden ja tarvikkeiden tilaukseen, muutoksen toteutukseen ja sen valvontaan sekä käyttöönottoon, viimeistelyyn ja jatkokehitykseen.
Vaihe 4. Tilaukset, toteutus ja toteutuksen valvonta tekevät suunnitelmat näkyviksi
Aiemmassa vaiheessa tehdyt tila- ja sisustussuunnitteluvaiheen dokumentaatiot toimivat ohjeina tehtäville urakoille ja hankinnoille sekä niiden toteutukselle reaalimaailmassa. On projektin etenemisen kannalta tärkeää, että oikeat tekijät, tuotteet ja tavarat ovat oikea-aikaisesti kohteessa.
Jos mietit, kannattaako suunnittelija palkata tilaamaan vaikkapa hankittavat kalusteet, somisteet, vihersisustustus, tekstiilit ja irtovalaisimet, vastaus on "kyllä". Suunnittelijan laajat verkostot ovat tilauksissa aina asiakkaan etu. Suunnittelija varmistaa itsenäisesti myös eri toimittajien aikataulut asiakkaan edun mukaisiksi ja varmistelee taustalla monta yksityiskohtaa, joista asiakas ei usein ole edes tietoinen.
Urakoiden kilpailutus ei automaattisesti kuulu suunnittelijan tehtäviin, mutta suunnittelijan apu tekijöiden löytämiseksi tai urakkatarjousten läpikäynnissä on tärkeää. Suunnittelija voi tehdä myös varsinaisen urakoiden kilpailuttamisen asiakkaan antamien ohjeiden mukaan, erillisenä lisätyönä.
Aikataulutus on kaiken A ja O onnistuneessa totetuksessa
Projektin aikataulutus on äärimmäisen tärkeää. Kun aikataulutus on sujuvaa ja selkeää, vähenee hämmännys ja stressi kaikilta projektin osapuolilta. Toteutusvaihe toimitilaprojekteissa voi kestää kuukausista vuosiin, riippuen täysin projektin koosta ja laajuudesta. Onkin tyypillistä, että tilauksia tehdään projektin aikataulun mukaisessa järjestyksessä eri kuukausien aikana. Isoissa projekteissa käytössä on urakoitsijan kanssa tehty aikataulutukseen soveltuva Gantt-kaavio, joka ohjaa suunnitelmien, tilausten ja toteutusvaihden tekemistä. Pienemmissä projektekteissa suunnitelmat ja tilaukset menevät suunnittelijan laatiman aikataulutuksen mukaisesti. Sisustussuunnittelijan mukanaolo sekä tilaus- että toteutusvaiheessa tuo asiakkaalle sekä mielenrauhaa että varmuutta. Suunnittelija valvoo aina asiakkaan etua niin tilauksissa kuin toteutuksissakin. Suunnittelija tekee työmaakäyntejä yleensä tärkeimpien toteutusvaiheiden aikana ja käy tarvittavia tarkennuksia läpi tekijöiden kanssa. Käydessään paikan päällä suunnittelija huomaa yleensä myös nopeasti, jos jokin totetuksessa ei ole mennyt tai menossa suunnitelman mukaan, jolloin siihen voidaan reagoida välittömästi.
Toteutusvaihe on vaativa vaihe kaikille osapuolille
Vaihe 4 on usein toimitilaprojektin vaativin vaihe, sillä silloin tapahtuu kaikkein eniten itse kohteessa. Remontoitavassa kohteessa voi löytyä myös ikäviä yllätyksiä, kuten asbestia tai hometta, mitkä luonnollisesti vaikuttavat projektin etenemisaikatauluun.
Toteutusvaiheessa tehdään ensin rakenteelliset ja talotekniset remontit sekä asennukset ja sen jälkeen pintamateriaalien ja kiinteiden kalusteiden asennukset. Tämän jälkeen vuorossa on tarkempi rakennusaikaisen pölyn ja roskien loppusiivous, minkä jälkeen alkaa irtokalusteasennukset ja muut pienasennukset. Saumaton yhteistyö suunnittelijoiden, urakoitsijoiden, toimittajien ja asiakkaan välillä on tärkeää, jotta työ on kaikkien kannalta mahdollisimman jouhevaa.
Vaihe 5. Toimitilasuunnittelun käyttöönotto- ja viimeistelyvaiheessa tilat valmistellaan vastaanottamaan käyttäjät
Käyttöönotto- ja viimeistelyvaiheessa suunnittelija ja muut tavarantoimittajat esimerkiksi tekstiili- ja vihersisustustoimittajat tekevät tiloihin viime hetken viimeistelyjä juuri ennen käyttöönottoa.
Viime hetken viimeistelyt voivat olla viherkasvien, taulujen, kellojen, teippausten, kylttien, logojen ja printtien asennuksia tai vaikkapa taukotilan astioiden hankkimista ja niiden pesemistä käyttövalmiiksi paikalleen työntekijöitä varten. Kaikki työt tässä vaiheessa tähtäävät siihen, että tilan tulevat käyttäjät voisivat tilan käyttöönottaessaan kokea tilan valmiiksi ja heitä palvevaksi.
Vaihe 6. Tilojen jatkokehitys on suunnittelijalle mieluisaa työtä
Tilan jatkokehitystä tehdään aina asiakkaan toiveiden perusteella. Joskus jatkokehitys voi tarkoittaa yksittäisten lisähankintojen tekemistä jo valmistuneisiin tiloihin ja näissä sisustussuunnittelija auttaa mielellään.
Toisinaan jatkokehitys voi tarkoittaa suunnittelijan aiemmin suunnitteleman tilan uudelleenkäytön suunnittelua tai tilan nykyisten kalusteiden siirtoa toiseen tilaan tai tilan brändi-ilmeen päivitystä esimerkiksi yrityskaupan jälkeen.
Suunnittelijalle kaikenlaiset tilamuutokset ja niiden tekeminen on jokapäiväistä ja mieluisaa työtä ja suunnittelijan ammattitaitoa hyödyntämällä, asiakas vapauttaa omaa aikaansa itselleen tärkeämpiin tehtäviin.
---
Aiemmassa artikkelissamme, osassa 1, kerroimme toimitilan suunnittelun vaiheista, kuten alkukartoituksesta, henkilöstön osallistamisesta, tila- ja sisustussuunnittelusta sekä kiinto- ja irtokalustuksesta. Lue artikkeli tästä.
Haluatko keskustella toimitilaprojektistasi tila-ammattilaisen kanssa? Varaa aika maksuttomaan toimitilavarttiin.