Toimitila on tärkeä osa yrityksen tai organisaation menestyksekästä liiketoimintaa. Siksi on tärkeää, että se paitsi tukee työntekijöiden hyvinvointia, mutta kuvastaa myös yrityksen arvoja, brändiä ja sen tapaa toimia. Ammattilaisen tekemä toimitilasuunnittelun säästää yrityspäättäjät ja henkilökunnan monelta vaivalta ja virhehankinnalta.
Toimitilaprojektissa sisustussuunnittelija on yrityksen toimitilaprojektiryhmän tai yhteyshenkilön oikea käsi. Sisustussuunnittelija varmistaa, että tiloista saadaan sekä toiminnallisesti fiksut että viihtyisät.
Toimitilasuunnittelun prosessi voi kuitenkin olla haastavaa hahmottaa, jos siitä ei ole aiempaa kokemusta. Tästä syystä ei myöskään ymmärretä, mitä missäkin vaiheessa kannattaa tehdä. Toimitilan suunnitteluprojektia saatetaan harkita tai vältellä pitkäänkin, jos ei hahmoteta, millä tavalla ammattillaisen palkkaamisesta on hyötyä.
Tässä artikkelissa on yksinkertaistettuna yrityksen toimitilan suunnittelun tärkeimmät vaiheet, joista sisustussuunnittelija vastaa ja joita hän vie eteenpäin.
Vaihe 1. Toimitilasuunnittelu: Alkukartoitus luo raamit koko projektille
Alkukartoitusvaihe on suunnittelun yksi tärkeimmistä vaiheista eikä sitä voida täysin ulkoistaa sisustussuunnittelijalle, mikäli halutaan lopputulos, jossa on otettu huomioon todelliset tarpeet ja toiveet. Alkukartoitusvaiheessa käydään tiivistä vuoropuhelua mahdollisuuksien mukaan sekä suunnittelijan, yrityksen johdon, yrityksen projektiyhteistyöhenkilön että työntekijöiden kanssa.
Jotta projekti voi startata, suunnittelija tekee nämä tärkeät tehtävät alkukartoitusvaiheessa:
Keskustelee asiakkaan kanssa tarpeista, tavoitteista ja siitä, kuinka brändi-identiteetin halutaan näkyvän rakennetuissa tiloissa
Tekee tilojen nykytilanteen arvioinnin ja tutustuu mahdollisiin ongelmakohtiin
Tekee tarkistusmittaukset ja valokuvaukset sekä uudistettavissa tiloissa että säilytettävien kalusteiden osalta
Määrittää asiakkaan kanssa alustavat visuaaliset suuntaviivat esimerkiksi, jos yrityksellä käytössä brändivärit sekä toivotun tyylin
Järjestää asiakkaan toiveesta mahdollisen työntekijäkyselyn ja/tai mahdolliset henkilökunnan tilatyöpajat (huom. kyselyille, työpajoille ja tulosten purulle on myös yrityksen järjestettävä aikaa).
Vaihe 2. Tilasuunnittelu sovittaa ihmiset, tilat ja kalusteet yhteen
Tilasuunnitteluvaiheessa suunnittelija yhdistää kokonaisuuden yhteen sovittaen ihmisten tarpeet ja toiveet yhteen tilojen ja kalusteiden mittojen kanssa. Useimmat haastavimmista tilaan liittyvistä haasteista ratkaistaan tässä vaiheessa. Tilasuunnitteluvaiheessa käydään läpi lisäksi paljon käytännönasioita, jotka vaikuttavat lopulliseen budjettiin. Vuoropuhelua käydään yrityksen edustajan kanssa. Lukkoon lyödyt päätökset vaikuttavat projektin lopullisiin kustannuksiin, aikataulutukseen ja käytössä oleviin resursseihin.
Suunnittelija tuottaa tässä vaiheessa yrityksen päätöksenteon tueksi yleensä:
Kalustepohjapiirustuksen, joka ottaa huomioon toiminnallisuuden ja tarpeet
Kiinto- ja irtokalusteiden suunnitelmat
2D-projektiot ja 2D-pohjakuvat
Vaihe 3. Sisustussuunnittelu nitoo värit, materiaalit, brändin ehyeksi kokonaisuudeksi toiveiden ja tarpeiden kanssa
Ilman sisustussuunnitteluvaihetta toimitilasta on vaikea saada ehyttä tai viihtyisää ja tarkoituksenmukaista. Tässä vaiheessa sisustussuunnittelijan läsnäolo on kultaakin kalliimpaa, sillä suunnittelijan pöytään tuoma kokemus, visuaalinen silmä, laajat verkostot, luottotekijät ja ymmärrys erilaisista pintamateriaaleista ja väreistä on asiakkaalle jotain sellaista, mille ei voi laittaa hintalappua.
Sisustussuunnitteluvaiheessa suunnittelijan tehtävänä on tehdä:
sopivien pintamateriaalien, tekstiilien ja värien ehdotukset, jotka tukevat suunnittelukonseptia, toiminnallisuutta sekä asiakkaan toiveita ja tarpeita
3D-visualisointiluonnokset sovituista tiloista tai näkymistä asiakkaan päätöksentekoa helpottamaan
mahdollisten mittatilauskalusteiden tarkemmat suunnitelmat
vähintään yhdet tarjouspyynnöt toimittajilta ja urakoitsijoilta (kilpailutus myös mahdollista)
logojen, grafiikan ja mahdollisten brändivärien käytön sijoittelun suunnitelmat tiloissa
vihersisustustuksen, akustiikkateosten, suurkuvatulosteiden tai muun piensomisteiden sijoittelun suunnitelmat tiloissa
---
Artikkelimme 2. osassa keskitymme toimitilasuunnittelussa määriteltyjen tuotteiden ja tarvikkeiden tilaukseen, muutoksen toteutukseen ja sen valvontaan sekä käyttöönottoon, viimeistelyyn ja jatkokehitykseen. Lue artikkeli tästä.