Työympäristöjen muutoksiin erikoistunut tilasuunnittelija kannattaa ottaa projektiin mukaan heti, kun ajatus työympäristön tai toimitilan muutoksesta viriää. Kokeneen tilasuunnittelijan ammattitaito tuo asiakkaalle paitsi mielenrauhaa myös konkreettisia ratkaisuja, joilla säästetään sekä aikaa että hermoja.
Tilasuunnittelija on asiakkaan tilatulkki
Tilasuunnittelijaa voi ajatella tulkkina asiakkaan ja muiden projektiin liittyvien tahojen välillä, mutta myös toimitilojen tarvitsemien muutosten jäsentämisessä. Tilasuunnittelija puhuu samaa kieltä muiden ryhmän ammattilaisten kanssa. Tämä helpottaa esimerkiksi asiakkaan päätöksentekoa merkittävästi ja mitä varhaisemmassa vaiheessa suunnittelija on mukana, sitä paremmin hänellä on projektista kokonaisymmärrys ja sitä paremmin hän voi myös asiakastaan auttaa.
Alkuvaiheessa asiakkaan omien ajatusten ei tarvitse olla kovinkaan pitkälle jäsentyneitä vaan suunnittelijaa voi pyytää avuksi myös tarvittavien muutosten jäsentämiseen konsultaatiomielessä. Tämä voi tulla tarpeeseen esimerkiksi silloin, kun etsitään uutta toimitilaa, mutta ei osata hahmottaa, millaista tilaa tarvitaan tai millaisilla muutoksilla jo löydetty toimitila voidaan saada toimivaksi.
Työympäristöihin erikoistunut tilasuunnittelija voi myös selvittää asiakkaan ja henkilöstön tarpeita ja toiveita erilaisilla työympäristökyselyillä tai workshopeilla sekä kertoa erilaisista vaihtoehdoista, joilla saavutetaan toivottuja muutoksia tiloissa.
Suunnittelija mukaan toimitilan remontin ja uuden toimitilan suunnitteluun jo alkuvaiheessa
Työympäristöjen muutoksiin ja toimitiloihin erikoistunut tilasuunnittelija kannattaa ottaa mukaan heti, kun remontista tai uudiskohdetoimitilasta aletaan haaveilla. Keskustelu yhdessä suunnittelijan kanssa tuo uudenlaista, ulkopuolista näkemystä siihen, mihin kannattaa panostaa, mikä on säilyttämisen arvoista ja miten tiloista saadaan yrityksen arjessa toimivat ja viihtyisät.
Suunnittelijan kautta on mahdollista saada ajankohtaista tietoa hyvistä tekijöistä, materiaalikustannuksista ja mahdollisista aikatauluista. Useimmilla kokeneilla suunnittelijoilla on käytössään oma luotettava yhteistyökumppaniverkosto, jonka kautta on mahdollista saada kaikki tarvittavat tekijät sekä materiaali- ja kalustetoimittajat.
Kaiken kaikkiaan panostus varhaisen vaiheen suunnitteluun yhdessä tilasuunnittelijan kanssa tuo useimmiten kustannussäästöjä, jotka jäisivät todennäköisesti muuten toteutumatta.
Varhaisen vaiheen suunnitelmat vaikuttavat eniten toiminnallisuuteen
Se, miten toimivat ja viihtyisät tiloista voidaan saada, määrittyy jo hyvin varhaisessa vaiheessa. Paljon ennen LVIS-suunnittelua. Uudiskohteessa arkkitehtisuunnitelmien luonnosvaiheessa onkin siksi hyvä olla tilasuunnittelija mukana. Hän osaa, sisätilojen ammattilaisena, arvioida tilojen arjen toiminnallisuutta työympäristön ja asiakkaan näkökulmasta. Hän tuo syvyyttä arkkitehdin suunnitelmiin ja varmistaa, että kokonaisuus sisätiloissa toimii.
Tilasuunnittelijan tekemät irto- ja kiintokalustussuunnitelmat ohjaavat tiloissa tehtäviä muutoksia ja hankintoja monella tavalla. Esimerkiksi mahdolliset sähkö-, valaistus- ja lvi-suunnitelmat ja niiden muutokset pohjautuvat usein joko arkkitehdin tai tilasuunnittelijan tekemään tilasuunnitelmaan ja sen jälkeiseen kalustussuunnitelmaan sekä mahdolliseen valaistussuunnitelmaan. Myöhemmin tehtävät hankinnat, kuten kalusteet ja somisteet, perustuvat nekin tehtyyn kalustussuunnitelmaan, jolloin suositeltavaa on, että kalustussuunnitelmaa tekee työympäristöissä jo varhaisessa vaiheessa tilasuunnittelija.
Suunnittelutyötä tehdään usein limittäin eri alan ammattilaisten kanssa (arkkitehdit, rakennesuunnittelijat, LVIS-suunnittelijat, valaistussuunnittelijat, muut erikoissuunnittelijat, kalustesuunnittelijat ja urakoitsijat jne.). Tärkeää onkin, että tieto muutoksista siirtyy osapuolilta toisille ja muutoksia voidaan yhdessä suunnitella oikea-aikaisesti. Tilasuunnittelijan varhainen mukana olo projektissa on aina asiakkaan etu.