On sanomattakin selvää, että toimistojen ja toimitilojen yleisilmeellä ja viihtyisyydellä on tiloihin paluussa merkitystä enemmän kuin aiemmin. Työnteon tavat ovat muuttuneet ja olemme oppineet laajan etätyöjakson aikana paljon uutta. Lue myös aiemmin julkaisemastamme osasta 1: Mikä on muuttunut ja mitä olemme oppineet?
Viihtyisyys ja henkilökunnan kuunteleminen avainasemassa
Yrityksen kannalta toimitila-asia ei ole aivan yksinkertainen, etenkään hybridityön yleistyessä. Työnantaja ei voi automaattisesti olettaa, että kaikilla työntekijöillä on halu tai paikka tehdä töitä etänä, siksi hybridimalliin siirtyminen vaatii suunnittelua ja herkkää korvaa myös työtekijöiden suuntaan.
Yrityksille hybridityö voi tarkoittaa pienempiin tai kompakteihimpiin tiloihin siirtymistä tai merkittäviä uudistuksia työtiloihin esimerkiksi etäpalaverien järjestämiseksi toimitiloissa.
Yritykset arvot näkyväksi sekä työnteon tavoissa että toimitiloissa
Yrityksen arvot ja visio tulisi huomioida ja näkyä itse työnteon tavoissa, mutta myös yrityksen toimitiloissa. Jos yrityksen työyhteisöön liittyviä arvoja ovat esimerkiksi yhteisöllisyys ja aito yhteys toisiin, on hyvin haastavaa tukea näitä arvoja pelkästään etänä.
Arvopohjaiseen toimintaan tarvitaan yhteisiä kohtaamisia mahdollistavia tilaratkaisuja sekä työnteon tapoja tukevaa toimitilojen toiminnallisuutta. Avoin keskustelu siitä, miten työkulttuuria voidaan muuttaa tai kehittää arvoja tukevampaan suuntaan, on myös tärkeässä roolissa.
Henkilökohtaiset työpisteet murroksessa
Etätyön lisääntyminen saattaa houkutella yrityksiä siirtymään paikkanimeättömään flex-malliin, jolloin henkilökohtaiset työpisteet määrällisesti toimitiloissa vähenevät ja voidaan mahdollisesti säästää toimitilakustannuksista. Vaara vaaniikin, jos yritys ei ole muutoksessa kartalla siitä, mitä muuta pitää huomioida henkilökohtaisista työpisteistä luovuttaessa.
Nimeättömiin työpisteisiin siirtyminen vaatii tarkkaa suunnittelua toimitilan tilankäytöstä, toimintamallia tukevia toiminnallisia järjestelyitä muualla toimitiloissa ja digitaalisia varausjärjestelmiä. Malli tuo yritykselle uusia erilaisia kuluja, kuten esimerkiksi työpisteiden desifiointi- ja siivouskustannukset ja varausjärjestelmäkustannukset ja muiden tilojen muutoksista koituvat kustannukset.
On tärkeää kyetä tunnistamaan ne työtehtävät ja työntekijät, joihin flex-malli ei sovellu, jotta muutosta ei tehdä pelkästään säästöjen näkökulmasta vaan työnteon tapojen uudistamisen näkökulmasta.
Kohti tarpeita kohtaavaa käyttäjälähtöistä tilasuunnittelua
Yhteisiä kohtaamistiloja, etäpalaveritiloja ja muita monimuotoisia työskentelytiloja on mahdollista suunnitella minkä tahansa kokoiselle yritykselle. Tärkeintä muutoksessa on tunnistaa eri tarpeet erilaisille työnteon tavoille. Tarvitaan tarpeita kohtaavaa käyttäjälähtöistä tilasuunnittelua.
Työkseen tilasuunnittelua ja työympäristöjen suunnittelua tekevät suunnittelijat ovat oivat apu niin muutosten selvittämiseen, suunnitteluun kuin läpivientiin. Muutostarpeita voidaan selvittää tarvittaessa syvähaastatteluilla ja henkilökuntakyselyillä ja itse muutossuunnitteluun voidaan henkilökuntaa osallistaa mukaan vaikkapa workshopein.
Mitä syvällisemmin yrityksen työntekoon ja toimitiloihin liittyvät tarpeet ja toiveet selvitetään henkilökunnan kanssa, sen paremmin työntekijöiden ääni pääsee kuuluviin. Näin yrityksen investoinnit voidaan suunnata työntekon tapoja tukeviin, yrityksen arvoja ja aitoa yhteyttä rakentaviin ratkaisuihin.