Kuinka saada varmuutta toimitilapäätökseen?

Toimitilapäätös saattaa näyttää ulospäin päätökseltä neliöistä, vuokrasta, kalusteista ja seinistä. Yrityksen näkökulmasta kyse on kuitenkin paljon suuremmasta asiasta. Muutto, tilojen uudistaminen, neliöiden lisääminen tai vähentäminen tai uusi tapa tehdä työtä vaikuttavat yrityksen niin talouteen, ihmisiin kuin siihen, millaiset mahdollisuudet yrityksellä on toteuttaa tulevaisuuden suunnitelmiaan.

Toimitilapäätös on liiketoimintapäätös

Toimitilapäätöstä kannattaa tarkastella liiketoimintapäätöksenä. Ennen kuin sitoudutaan uusiin tiloihin tai suuriin investointeihin, on tärkeää ymmärtää, mitä yritys oikeasti tarvitsee, millaisia vaihtoehtoja on olemassa ja mikä ratkaisu palvelee yritystä parhaiten nyt ja tulevaisuudessa.

Toimitilapäätöstä pohdittaessa tärkeitä kysymyksiä ovat:

• Mitä me tarvitsemme ja miksi?

• Osaammeko itse arvioida, mitä tarvitsemme?

• Mihin asioihin toimitiloissa kannattaa investoida lyhyellä ja pitkällä tähtäimellä?

• Mitä vaihtoehtoja meillä on?

• Miten arvioimme vaihtoehtoja realistisesti?

Päätös ei synny pelkistä neliöistä

Toimitilapäätöksissä on helppo lähteä liikkeelle väärästä päästä. On nimittäin verrattain helppoa katsoa neliöitä, kiinnostavia toimitiloja, vertailla neliöhintoja ja miettiä, miten yritys saataisiin mahtumaan johonkin tarjolla olevaan vaihtoehtoon. Sen jälkeen aletaan pohtia remonttia, kalusteita ja muita käytännön ratkaisuja, usein ilman ymmärrystä todellisista kustannuksista.

Tällöin päätöksentekoa alkaa ohjata se, mitä on tarjolla, eikä se, mitä yritys oikeasti tarvitsee.

Ennen vaihtoehtojen tarkastelua ja päätöksentekoa pitäisi pysähtyä yrityksen tilanteen äärelle:

• Miten yrityksen toiminta on kenties muuttumassa nyt tai tulevaisuudessa?

• Millaisia tarpeita ja toiveita henkilöstöllä on?

• Miten työtä tehdään tulevaisuudessa?

• Millaista yrityskulttuuria halutaan olla luomassa?

• Kuinka paljon tilaa todellisuudessa tarvitaan ja mihin tarkoituksiin?

• Mitä nykyisistä tiloista tai kalusteista voidaan hyödyntää ja mihin kannattaa investoida?

Kun vastauksia näihin asioihin on selvillä, myös eri vaihtoehtoja on huomattavasti helpompi arvioida.

Toimitilapäätöksessä myös päätöksentekoprosessilla on merkitystä

Liiketoimintapäätöksissä lopputulosta ei aina voida ennustaa. Yrityksen toimintaympäristö muuttuu, ihmiset vaihtuvat ja tulevaisuuden tarpeista ei voi koskaan olla täydellistä varmuutta. Päätöksen kannalta olennaista onkin se, miten päätökseen päädytään.

• Onko eri vaihtoehtoja tarkasteltu riittävästi?

• Onko päätöksen taustalla tarpeeksi relevanttia tietoa?

• Onko yrityksen tulevaisuuden suunta huomioitu?

• Onko kustannuksia tarkasteltu kokonaisuutena?

• Onko ymmärretty, mitä eri vaihtoehdot tarkoittavat yrityksen toiminnalle ja ihmisille?

Kun päätös perustuu riittävään tietoon, vaihtoehtojen vertailuun ja harkintaan, yritysjohdolla on myös selkeys siitä, miksi juuri kyseiseen ratkaisuun päädyttiin.

Yritysjohdolla ei kuitenkaan aina ole aikaa selvittää kaikkea itse

Toimitilapäätös osuu yrityksillä usein tilanteeseen, jossa yrityksessä on meneillään voimakas kasvu- tai muutosvaihe, jolloin yritysjohdon huomiota vaaditaan useassa muussakin asiassa samanaikaisesti. Yritys kasvaa tai muuttuu, toimintatavat muuttuvat, henkilöstömäärä elää tai toimitilojen nykyiset ratkaisut eivät enää vastaa yrityksen tarpeita.

Samaan aikaan pitäisi kuitenkin selvittää toimitilavaihtoehtoja, arvioida kustannuksia, keskustella vuokranantajien ja muiden osapuolten kanssa sekä hahmottaa, mitä eri vaihtoehdot käytännössä tarkoittavat. Usein tätä kaikkea yritetään muun työn ohessa, vaikka yrityksen sisältä ei välttämättä löydy siihen tarvittavaa aikaa tai osaamista.

Ulkopuolinen näkökulma tuo varmuutta päätöksentekoon

Luovision Toimitilapäätöksen Advisor -palvelu on tarkoitettu tilanteisiin, joissa toimitiloihin liittyvä päätös on merkittävä, mutta oikea ratkaisu ei ole vielä selvä. Kokonaisuutta tarkastellaan yhdessä yrityksen nykyisen tilanteen, tulevaisuuden tarpeiden ja eri vaihtoehtojen kautta.

Tavoitteena ei ole löytää mahdollisimman hienoa tai suurinta mahdollista toimitilaa, vaan yrityksen kannalta järkevä ratkaisu. Se voi tarkoittaa muuttoa uusiin tiloihin, nykyisten tilojen uudistamista, neliöiden vähentämistä tai esimerkiksi sitä päätöstä, että suurempaa muutosta ei ole vielä järkevää tehdä.

Myös toimitilaprojektin tekemättä jättäminen voi olla hyvä liiketoimintapäätös, kun se perustuu kokonaisymmärrykseen tilanteesta eikä siihen, ettei vaihtoehtoja ole ehditty selvittää.

Mitä Toimitilapäätöksen Advisor-palvelusta jää käteen?

Advisor-palvelun tavoitteena on tehdä monimutkaisesta toimitilakokonaisuudesta ja siihen liittyvästä päätöksenteosta yritysjohdolle selkeämpi. Yrityksen kanssa yhteistyössä muodostetaan näkemys siitä, mitä yrityksen toimitiloilta tarvitaan, millaisia vaihtoehtoja kannattaa tarkastella, mihin on järkevää investoida ja mitä ei ehkä kannata tehdä.

Samalla voidaan tunnistaa päätökseen liittyviä riskejä ja seuraavia askelia. Yritysjohto saa käyttöönsä ulkopuolisen asiantuntijan näkemyksen ilman, että koko selvitystyö täytyy ottaa omalle työpöydälle muiden töiden lisäksi.

Kyse ei siis ole vain toimitiloihin liittyvästä konsultoinnista. Kyse on siitä, että merkittävä päätös voidaan tehdä rauhallisemmin, perustellummin ja varmemmalla pohjalla, kun Advisor-palvelun myötä saadaan käyttöön myös sellaista hiljaista tietoa, johon yrityksellä ei olisi muutoin mahdollisuutta päästä käsiksi.

Toimitilojen tehtävä on tukea yrityksen toimintaa

Toimitilat ovat yksi yrityksen toiminnan mahdollistajista ja helpottajista. Niiden pitäisi tukea työn tekemistä, yrityksen ihmisiä ja tulevaisuuden tavoitteita, ei muodostua yritysjohdolle uudeksi kokopäivätyöksi tai riippakiveksi.

Toimitilapäätöstä kannattaa tarkastella ennen kaikkea yrityksen nykytarpeiden ja tulevaisuuden tarpeiden näkökulmasta, kun näihin kysymyksiin saadaan vastauksia ennen lopullista päätöstä, myös seuraavat askeleet ovat helpompia ottaa.

---

Toimitilapäätöksen Advisor -palvelu

Luovision Toimitilapäätöksen Advisor auttaa yritysjohtoa tilanteissa, joissa edessä on muutto, tilojen uudistaminen, neliöiden lisääminen tai vähentäminen tai uusi tapa tehdä työtä.

Palvelussa muodostetaan kokonaiskuva tilanteesta ja vaihtoehdoista, jotta päätöstä ei tarvitse tehdä kiireessä, arvailun perusteella tai ensimmäisen vastaan tulevan vaihtoehdon pohjalta vaan päätös pohjautuu ajantasaiseen ja relevanttiin tietoon sekä ymmärrykseen yrityksen tarpeista.

Toimitilapäätöksen Advisor -palvelu alk. 2 700 € (alv 0 %).

Jos yrityksessänne on toimitiloihin liittyvä merkittävä päätös edessä, ota yhteyttä. Tutustu myös muihin palveluihin.