Kannattaako tilaprojektin projektinhallinnasta maksaa?

Moni toimitilaprojektiin ryhtyvä pysähtyy jossain kohtaa samaan ajatukseen: voisiko projektinhallinnan hoitaa itse ja säästää kustannuksissa? Nopea vastaus on kyllä, mutta jos kysytään, kannattaako näin tehdä, vastaus ei olekaan aivan niin yksinkertainen.

Projektinhallinta ei ole näkyvä investointi samalla tavalla kuin vaikkapa hankittavat kalusteet, materiaalit tai valmis tila. Silti juuri tämä projektin näkymätön osa on se, joka ratkaisee, kuinka sujuvasti projekti oikeasti etenee käytännössä. Projektinhallinnassa mitataan se, kuinka hyvin projektinhallintaa toteuttava taho tuntee tilaprojektien vaiheet, aikataulutukset ja osaa viestiä eri toimittajien kanssa.

Mitä projektinhallinta oikeasti tarkoittaa tilaprojektissa?

Tilaprojektissa projektinhallinta ei tarkoita vain aikataulun tekemistä tai yksittäisten asioiden koordinointia. Se on jatkuvaa kokonaisuuden ohjaamista, jossa pidetään huolta siitä, että oikeat asiat tapahtuvat oikeaan aikaan, oikeassa paikassa. Mukana on tyypillisesti useita eri toimijoita urakoitsijoista toimittajiin, ja heidän työnsä limittyy toisiinsa. Yhden viivästys vaikuttaa helposti seuraavaan työvaiheeseen. Projektinhallinta on käytännössä sitä, että joku näkee kokonaisuuden koko ajan hieman pidemmälle kuin muut ja varmistaa aktiivisesti, että oikeat tekijät ovat oikeassa paikassa, oikeaan aikaan eikä mikään projektin osa-alue lähde elämään omaa elämäänsä yksittäisten urakoitsijoiden tai tavarantoimittajien käsissä.

Mitä tapahtuu ilman projektinhallintaa?

Jos projektinhallintaa ei ole nimetty selkeästi yhdelle vastuulliselle, projektinhallinta ja sen mukana tuleva vastuu ohjauksesta ei katoa mihinkään. Se hajautuu.

Asiakas huomaa vastaavansa kysymyksiin, joihin hänellä ei ole kompetenssia, urakoitsija ei tiedä, milloin hänen pitäisi olla työmaalla, päätökset venyvät arjen keskellä ja eri toimijoiden välinen viestintä alkaa pirstaloitua ja katkeilla.

Ilman selkeää projektinhallintaa urakoitsija tekee omat ratkaisunsa, toimittaja omansa, ja projektin aikataulu alkaa elää omaa elämäänsä. Kukaan ei tiedä milloin mikäkin pitäisi alkaa tai päättyä. Aikataulut venyvät helposti, budjettiin alkaa tulla pieniä, mutta toistuvia lisäyksiä ja lopulta kukaan ei oikein enää tiedä, kuka vastaa mistäkin. Riskit kasvavat sekä työmaan että lopullisten kustannusten osalta ilman selkeää projektinhallintaa. Pahimmassa tapauksessa toteutuvat riskit ketjuttavat monia asioita epäedulliseen suuntaan ja aikataulu ei pidä.

Esimerkki 1: toimitilaprojektin aikataulu venyy, koska epäselvyyksien ja projektinhallinnan puutteesta johtuvat katkokset viestinnässä aiheuttavat sen, että tekijät eivät toimi yhteen eivätkä ole paikalla oikeaan aikaan. Asiakas on jo kuukausia aiemmin irtisanonut edellisen toimitilansa ja heillä on paine muuttaa tiettynä ajankohtajana vanhasta uuteen. Asiakas joutuu muuttamaan remontin keskelle ja työmaa jatkuu viikkoja.

Milloin projektinhallinta maksaa itsensä takaisin?

Projektinhallintaa pidetään toimitilasuunnittelussa helposti ylimääräisenä kuluna, mutta todellisuudessa se toimii vakuutuksena projektin toteutukselle onnistuneesti. Kun projektilla on selkeä vetäjä, päätöksenteko rytmittyy oikein, aikataulu pysyy realistisena ja ongelmiin tartutaan ennen kuin ne kasvavat isoiksi. Yksi tärkeimmistä hyödyistä on se, että asiakkaan ei tarvitse ottaa tilaprojektin vaativaa projektipäällikön roolia oman päivätyönsä ohella.

Tilaprojekti ei ole vain muutama päätös, vaan pitkä ketju valintoja ja koordinointia, joka vie yllättävän paljon aikaa ja energiaa. Laajan toimitilaprojektin aikana projektipäällikkö tekee satoja päätöksiä ja päätöksiä pitää pystyä tekemään saman tien, kun urakoitsija soittaa työmaalta. Tällöin korostuu ymmärrys toimitilaprojektin vaiheista ja siitä, mikä kaikki vaikuttaa mihinkin. Kaikki viivästykset projektinhallinnassa ja päätöksenteossa näkyvät viivästyksinä työmaalla.

Projektinhallinnan arvo korostuu erityisesti silloin, kun projekti on monimutkainen. Mitä enemmän toimijoita, mitä tiukempi aikataulu tai mitä vähemmän kokemusta projektien läpiviennistä, sitä suurempi merkitys ammattimaisella projektinhallinnalla on. Erityisesti tilanteissa, joissa liiketoiminnan pitäisi jatkua normaalisti projektin rinnalla, toimitilaprojektin ammattitaitoinen suunnittelija on usein paras projektipäällikkö. Hän on aina asiakkaan puolella ja tekee kokonaisuudesta hallittavan omalla osaamisellaan. Asiakkaalle päin tämä näyttäytyy vaivattomuutena ja työmaalle päin sujuvuutena.

On myös hyvä huomata, että ilman selkeää projektinhallintaa projekti harvoin oikeasti tulee halvemmaksi. Virheet, viime hetken muutokset ja viivästykset maksavat lähes aina enemmän kuin ennakoiva ja suunnitelmallinen tekeminen. Usein projektinhallinta tehdään joka tapauksessa, mutta silloin kiireessä, reaktiivisesti ja hajautetusti, mikä on se kallein tapa hoitaa se.

Hyvin johdettu projekti auttaa nauttimaan myös matkasta

Lopulta kysymys ei ole pelkästään rahasta, vaan siitä, millaisen projektin haluaa kokea. Hyvin johdettu projekti tuntuu selkeältä ja etenevältä. Huonosti johdettu kuormittaa, stressaa ja keskeyttää arkea - keskeyttää oman arjen työn.

Esimerkki 2: Projektinhallinnan hoitaa tilasuunnittelun tehnyt henkilö, joka tuntee kaikki remontissa olevat urakoitsijat ja tavarantoimittajat sekä tilaprojektin vaiheet. Hän aikatauluttaa projektin työmaan ja tavarantoimitukset sekä varmistaa, että oikeat ihmiset ovat oikeaan aikaan oikeassa paikassa. Asiakkaan yhteyshenkilö keskittyy sillä välin omaan työhönsä ja valmistelemaan muuttoa uuteen tilaan muun henkilöstön ja muuttofirman kanssa. Hän saa projektipäälliköltä viikoittain infoa remontin etenemisestä ja tietää, missä mennään ja milloin on virallinen muuttopäivä.

Projektinhallinta ei siis ole vain raha- tai järjestelykysymys, vaan suoraan projektikokemukseen ja lopputulokseen vaikuttava tekijä. Projektinhallinta ei ole pakollinen rivi budjetissa, mutta usein se on osa, joka ratkaisee, tuleeko projektista osapuolille sujuva vai raskas ja pysyykö projekti budjetissa vai korjataanko projektinhallinnan puutteita rahalla. Tärkein kysymys on lopulta hyvin yksinkertainen: haluatko johtaa projektia itse vai keskittyä siihen työhön, jossa olet parhaimmillasi?

---

Kaipaatko sparrausta tai keskustelua aiheesta? Varaa maksuton toimitilavartti tai ota yhteyttä.