5 syytä, miksi toimistolle paluun suunnittelua ei pidä jättää syksyyn

Olemme viettäneet jo vuoden rajoitusten kanssa, eristäytyen muista ihmisistä. Etätyöstä on tullut tänä aikana uusi normaali. Valoa koronakurimukseen, ovat tuoneet tiedot rokotteista ja arviot työikäisten rokottamisesta syksyyn mennessä.

Syksyllä on edessä jälleen uusi normaali

Isosti annosteltuna etätyö on tutkimusten mukaan vaikuttanut suureen osaan työikäisistä negatiivisesti kesän 2020 jälkeen. Ihmiset kaipaavat erityisesti turvallista kohtaamista ja spontaajeja, epävirallisia keskusteluja toistensa kanssa sekä jaettua kokemusta työkulttuurista. Samaan aikaan digitaaliset työvälineet ovat arkipäiväistyneet ja kaikenlaiset teams-palaverit ovat normipalavereita muiden joukossa.

Yrityksille kesälomien 2021 jälkeen koittaa jälleen uusi normaali: etä- ja lähityön mielekkäämpi yhdistäminen - hybridityö. Vanhaan tuskin täysin palataan, mutta syksyn uusi normaalikaan ei ole yrityksille ja työntekijöille vielä selvää. Selvää kuitenkin on, että hybridityö on jo täällä ja se vaatii yritysjohdolta uusia taitoja, strategista otetta ja omien työntekijöiden kuuntelemista.

5 syytä miksi toimistolle paluun suunnittelua ei pidä jättää syksyyn:

1. Ihmisten yhteensovittamiseksi rakennetuissa tiloissa, turvallisuuden tunteen palauttamiseksi ja ihmisten ohjaamiseksi tarvitaan suunnittelua ja ennen kaikkea aikaa.

2. Tilojen optimaalinen hyödyntäminen lähtee tilasuunnittelusta, viranomaissuosituksista, mutta myös yrityksen suhteesta etä- ja lähityöhön. Kokonaisuuden suunnittelu vie aikaa ja ennen varsinaista tilasuunnittelua on käytävä keskustelua niin johdon, HR:n, tilapäällikön ja mahdollisesti myös työntekijöiden kanssa siitä, millaiseen työarkeen rokotusten jälkeen halutaan palata.

3. Työnteon muutoksen ja mahdollisen toimistolle paluun viestimisestä päättäminen ja itse viestiminen vie aikaa. Ei ole millään tavalla perusteltua jättää työntekijää roikkumaan löysään hirteen epätietoisuuden kanssa siitä, palataanko toimistolle elokuussa vai ei. On sekä työntekijän että yrityksen edun mukaista tietää, millä tavalla palataan ja missä aikataulussa. Mitä toimenpiteitä tehdään ja missä järjestyksessä. Työntekijän henkilökohtaisen elämän päätösten kannalta (koulu, päiväkoti, muut järjestelyt) on tärkeää tietää, koittaako paluu toimistolle ja jos koittaa, millä tavalla. 4. Kiireessä syntyy helposti paniikkiratkaisuja ja tehdään hankintoja, jotka eivät perustu välttämättä terveelle järjelle tai harkinnalle. Kun on aikaa miettiä ja keskustella, syntyy erilaisia vaihtoehtoja ja tilannetta voidaan tarkastella rauhallisin mielin. 5. Syksyllä ihmisten tarve kohdata työtovereitaan on jopa suurempi kuin nyt. Kesälomalla on ladattu akkuja ja syksyllä ollaan valmiita aloittamaan työt uudella innolla. On äärimmäisen tärkeää, että työhön paluu tuntuu työhön paluulta ja tarve kohdata työtoveri huomioidaan.

Työn mielekkyyden ja turvallisuuden tunteen kannalta on tärkeää tietää, millaiseen toimistoon palataan. Onko siellä omaa työpistettä tai onko työpiste siirretty tai muutettu yhteiskäyttötyöpisteeksi? Saako kahvitaukoa viettää taukotilassa ja jos saa, millaisin rajoituksin ja mitä muita rajoituksia toimistolla on käytössä? Ja saavatko työtekijät esittää toiveita ja muutoksia tiloihin ja työtekemisen tapoihin?

Keskustelu valmistelee henkilökuntaa toimistolle paluuseen

Suunnitelmien viestiminen henkilökunnalle vie aikaa ja myös mahdolliselle muutosvastarinnalle on hyvä antaa aikaa. Tärkeää on kuitenkin ryhtyä toimistolle paluun suunnittelutyöhön riittävän ajoissa, jotta tieto ja suunnitelmat ovat käytettävissä kaikilla osapuolilla oikea-aikaisesti ja myös mahdolliset tarvittavat hankinnat tai toimitilassa tehtävät muutokset ehditään suunnittelemaan ja toteuttamaan oikea-aikaisesti.

Turvallinen toimistolle paluu vaatii keskustelua sekä johdon, HR:n, työntekijöiden että tilasuunnitteluun erikoistuneen henkilön kesken. Tarvitaan aivan erityistä herkkyyttä vastata työntekijöiden, pandemian ja etätyöjakson aikana, kasvaneisiin odotuksiin.

Mietitkö, miten yhdistää uutta ja vanhaa työskentelytapaa ja toimitiloja, etkä tiedä mistä aloittaa?

Apu on muutaman klikkauksen päässä. Saatavilla nyt verkkokaupastamme: Paluu toimistolle -etäkonsultaatio (90 min), jonka aikana käymme yhdessä läpi työn muutokseen tai toimitiloihinne liittyvät haasteet ja tarpeet. Kokoamme keskustelun pohjalta myös ytimekkään etenemissuunnitelman.