Digitalisaatio ja etätyön yleistyminen ovat saaneet yritysjohdon kuumeisesti miettimään, mitä uusi normaali tarkoittaa yritykselle ja työympäristölle. Tehdäänkö kenties jatkossa töitä enemmän etänä vai kasvokkain? Siirtyykö yritys hybridityöhön ja jos siirtyy, mitä se vaatii yritykseltä, yksilöiltä, pelisäännöiltä tai toimitiloilta? Tarvitaanko toimistoa ja jos tarvitaan, miten toimisto muuttuu vai muuttuuko se?
1. Selvitä työympäristön nykytila, tarpeet ja toiveet henkilökunnalta
Selvitä, mitä henkilökunta on kokenut ja mitä he haluavat tulevaisuuden työympäristöltä. Selvitys voidaan käytännössä toteuttaa haastatteluiden, workshoppien ja/tai räätälöityjen työympäristökyselyjen avulla.
Yritykselle räätälöityjen kysymysten avulla voidaan selvittää niitä asioita, joista yritys kaipaa tietoa päätöksenteon ja tulevaisuuden suunnitelmien tueksi. Kysymykset voivat liittyä esimerkiksi etätyökokemuksiin, toimitilojen toimivuuteen eri toimipisteissä ja siihen, mitä työtehtäviä tehdään mieluiten etä- tai lähityössä.
Kysely kannattaa mahdollisuuksien mukaan teettää työympäristöjen suunnitteluun erikoistuneen henkilön johdolla, sillä hän tunnistaa myös mahdolliset toimitilakehittämiseen liittyvät tarpeet.
2. Tunnista ja tunnusta henkilökunnan esittämät kehittämistarpeet
Kun tarpeet ja toiveet työympäristön kehittämiseksi on kerätty, tuloksista tehty analyysi kannattaa käydä johdon kanssa läpi, jolloin yrityksen asioista päättäville henkilöille syntyy kokonaisymmärrys siitä, mikä tilanne on.
Analyysin perusteella voidaan tehdä konkreettisia päätöksiä työympäristöön ja työnteon tapoihin liittyen. Toisaalta analyysin avulla esiin voi nousta myös selkeitä puutteita tai tarpeita esimerkiksi yrityksen toimitiloihin, työvälineisiin ja/tai ergonomiaan liittyen. Näiden tunnistaminen ja tunnustaminen on tärkeä osa työympäristön kehittämistä.
Saatujen tulosten läpikäyminen yhdessä työympäristö- ja tila-ammattilaisen kanssa helpottaa ja nopeuttaa erilaisten etenemis- ja toimenpidesuunnitelmien tekemistä yrityksen sisällä ja auttaa laittamaan niitä tärkeysjärjestykseen.
3. Viesti henkilökunnalle avoimesti mitä selvityksen avulla selvisi ja mitä seuraavaksi tapahtuu
Työympäristöselvityksen tulosten viestiminen avoimesti koko henkilökunnalle on äärimmäisen tärkeää, jotta henkilöstö kokee tulleensa kuulluksi. On hyvä viestiä myös sitä, mitä analyysi paljasti ja mitä seuraavaksi tapahtuu.
Tulevaisuuden Työympäristökysely Case: Inhouse Group Oy
Suunnittelutoimisto Luovisio ja Inhouse Group Oy aloittivat yhteistyön etätyön tuomien muutostarpeiden tunnistamiseksi kesällä 2021. Aivan ensimmäiseksi käytiin yhdessä johdon kanssa läpi sitä, mitä kokemusperäistä tietoa henkilökunnalta tarvitaan ja sen perusteella asetettiin kysymykset työympäristökyselyyn.
Kyselyssä selvitettiin mm. etätyökokemuksia, eri työtehtävien sopivuutta etä- ja lähityöhön, eri toimipisteiden kehittämistarpeita ja ergonomia-asioita. Henkilöstön vastausprosentti oli erittäin hyvä, ja tehdyn kyselyn perusteella saatiin vahvistuksia joihinkin olettamuksiin, mutta myös selkeitä kehittämistarpeita nousi esiin. Kehittämistarpeiden osalta esiin nousseet seikat laitettiin tärkeysjärjestykseen ja niitä alettiin edistämään konkreettisesti yhdessä.
Lue Inhouse Group Oy:n hpj:n Saara Vehoniemen kokemukset:
"Luovision toteuttama työympäristökysely oli loistava tapa selvittää henkilöstön aidot tarpeet ja toiveet työtilojen ja työskentelyn osalta. Nyt me tiedetään, mitä henkilökunta oikeasti haluaa - ja voidaan myös sen perusteella vahvistaa taas meidän porukan hyvinvointia ja viihtyvyyttä entistä paremmin. Meille toteutettu kysely ja briiffi oli tosi kattava sekä käytännönläheinen ja sai heti kiinni, mitkä asiat nousi kärkeen. Aiotaan käyttää Luovisiota kyllä jatkossakin. Ihan timanttinen palvelu ja osaaminen. "
Haluatko keskustella tai tietää lisää? Ota yhteyttä.